Menu/Modul yang berfungsi untuk mendaftarkan surat masuk dari pihak/instansi luar (Eksternal) yang ditujukan kepada salah satu atau lebih Pejabat/Personil internal LPDB-KUMKM. Surat yang masuk dari Pihak/Instansi Eksternal dapat berupa: 1.Email ke info@lpdb.id 2.Surat/Dokumen Fisik
Khusus untuk Surat/Dokumen Fisik, sebelum di daftarkan/registrasi pada aplikasi LEADS, harus terlebih dahulu dilakukan pemindaian kedalam format PDF dengan ukuran tidak lebih dari 10 Mb.
Diisi dengan Nomor Surat yang tercantum pada dokumen yang diterima dari pihak eksternal LPDB-KUMKM.
Diisi dengan tanggal penerimaan surat.
Diisi/Dipilih dari Jenis Surat yang telah didaftarkan.
Diisi/Dipilih dari daftar Klasifikasi Surat yang telah didaftarkan.
Nama Instansi yang menerbitkan/mengirimkan surat, diisi/dipilih dari daftar Mitra LPDB-KUMKM yang telah didaftarkan.
Nama tujuan penerima surat, diisi/dipilih dari daftar pejabat/pegawai yang telah didaftarkan. Dapat dipilih lebih dari satu pejabat/pegawai.
Perihal Surat Keluar, diisi/dipilih dari daftar hal yang telah didaftarkan.
Unggah file surat/dokumen (file pdf dengan ukuran maksimum 10 Mb), dengan cara : 1.Klik tombol "Unggah Dokumen" 2.Pada window pop-up (File Explorer), cari dan pilih file surat/dokumen dimaksud. 3.Tekan tombol "Open"
Jika terdapat lampiran, unggah file lampiran surat/dokumen (file pdf dengan ukuran maksimum 10 Mb), dengan cara : 1.Klik tombol "Unggah Lampiran" 2.Pada window pop-up (File Explorer), cari dan pilih file lampiran surat/dokumen dimaksud. 3.Tekan tombol "Open"
Untuk membatalkan registrasi surat masuk.
Untuk menyimpan Registrasi surat masuk pada Draf, jika belum ingin dikirim, dan akan dilanjutkan pembuatan registrasinya di lain waktu.
Untuk mengirimkan Surat Masuk kepada tujuan pengiriman.
|
Menu/Modul yang berfungsi untuk membuat surat baik yang akan ditujukan untuk pihak Eksternal maupun Internal LPDB-KUMKM. Nomor dan Tanggal untuk setiap Surat Keluar akan secara otomatis diberikan oleh sistem pada saat Surat ditandatangani oleh Pejabat Penerbit Surat secara digital (eSign).
Diisi/Dipilih dari Jenis Surat yang telah didaftarkan.
Diisi/Dipilih dari daftar Klasifikasi Surat yang telah didaftarkan.
Nama Pejabatan yang menerbitkan surat (menandatangani surat keluar), diisi/dipilih dari daftar Pejabat yang telah didaftarkan.
Dipilih tujuan surat keluar untuk (Internal/Eksternal) LPDB-KMUKM. •Jika tujuan Internal - diisi/dipilih dari daftar Pejabat/Personil yang telah didaftarkan. •Jika tujuan Eksternal - diisi/dipilih dari daftar Mitra LPDB-KUMKM yang telah didaftarkan.
Perihal Surat Keluar, diisi/dipilih dari daftar hal yang telah didaftarkan.
Pilih (bisa lebih dari satu) personil/penjabat yang akan memberikan reviu dan paraf sebelum surat ini ditandatangani oleh Pejabat yang akan menerbitkan surat.
Pilih (bisa lebih dari satu) personil/penjabat internal LPDB-KUMKM yang akan menerima tembusan surat.
Pilih (bisa lebih dari satu) pihak/instansi eksternal LPDB-KUMKM yang akan menerima tembusan surat.
Diisi dengan kalimat/paragraf pembuka dari isi surat.
Diisi dengan kalimat/paragraf utama dari isi surat.
Diisi dengan kalimat/paragraf penutup dari isi surat.
Jika terdapat lampiran, unggah file lampiran surat/dokumen (file pdf dengan ukuran maksimum 10 Mb), dengan cara : 1.Klik tombol "Unggah Lampiran" 2.Pada window pop-up (File Explorer), cari dan pilih file lampiran surat/dokumen dimaksud. 3.Tekan tombol "Open"
Untuk membatalkan pembuatan surat keluar.
Untuk menyimpan surat keluar pada Draf, jika belum ingin dikirim, dan akan dilanjutkan pembuatan surat keluar di lain waktu.
Untuk mengirimkan Surat agar diparaf dan ditandatangani secara digital oleh personil / pejabat-pejabat yang telah dipilih sebelumnya untuk memberikan paraf atau tandatangan.
|
Menu/Modul yang berfungsi untuk mencatat penerimaan seluruh proposal dari para mitra LPDB-KUMKM.
Diisi dengan Nomor resi yang tercantum pada Dokumen Proposal.
Diisi dengan tanggal penerimaan proposal.
Mitra LPDB-KUMKM yang mengajukan proposal, diisi/dipilih dari Daftar Mitra yang telah didaftarkan.
Wilayah lokasi Mitra LPDB-KUMKM yang mengajukan proposal, diisi/dipilih dari Daftar Provinsi / Kota-Kabupaten yang telah didaftarkan
Untuk membatalkan registrasi/pencatatan proposal yang masuk.
Untuk menyimpan registrasi proposal.
|
Daftar Surat Masuk |
Surat Masuk (Inbox) adalah merupakan daftar seluruh surat masuk yang ditujukan kepada personil/pejabat LPDB-KUMKM (pengguna yang tercatat pada saat masuk/login aplikasi LEADS) ditampilkan.
Untuk memudahkan pemilihan sifat dari setiap surat yang masuk, setiap surat masuk oleh sistem secara otomatis dikelompokan kedalam 5 kategori:
a.Kirim : Berisi daftar seluruh surat masuk dari pihak Eksternal yang sebelumnya telah diregistrasi (Registrasi Surat Masuk) oleh pengguna terkait*.
b.Terima : Berisi daftar seluruh surat masuk yang ditujukan kepada pengguna terkait* sebagai tujuan utama surat.
c.Disposisi : Berisi daftar seluruh surat masuk yang bersifat yang ditujukan kepada pengguna terkait*
d.TL : Berisi Surat Masuk yang telah ditindaklanjuti oleh pengguna terkait*.
•Untuk setiap surat masuk (di-terima) yang telah ditindaklanjuti oleh pengguna pengguna terkait* maka secara otomatis (oleh sistem) surat tersebut dipindahkan ke kelompok katergori "TL"
e.TL Surat : Surat Masuk yang telah ditindaklanjuti oleh pengguna terkait* dengan menerbitkan surat balasan (Surat Keluar)
•Untuk setiap surat masuk (di-terima) yang telah ditindaklanjuti oleh pengguna pengguna terkait* maka secara otomatis (oleh sistem) surat tersebut dipindahkan ke kelompok katergori "TL"
|
Daftar seluruh surat masuk sesuai kelompok/kategori yang dipilih diatas (pada bagian atas tabel).
•Setiap surat yang belum pernah dibuka akan ditampilkan dengan huruf tebal, dan untuk surat yang sudah pernah dibuka akan ditampilkan dengan huruf normal.
•Klik salah satu surat yang dipilih untuk melihat/membuka detail informasi surat tersebut.
1.Informasi Umum (Kepala) Surat
•Hal (Perihal) Surat
•Personil/Pejabatan Penerbit Surat
•Nomor Surat
•Tanggal Surat
•Jenis Surat
•Klasifikasi Surat
Informasi detail status/tahapan pergerakan surat:
•Nama Personil/Pejabat
•Status/Tahapan
•Tanggal Status/Tahapan
3.Pesan (Kotak Tanggapan/Respon Perimaan Surat)
Respon/jawaban tindak lanjut surat, atau Pesan untuk penerima disposisi surat.
Jika surat akan didisposisikan, pilih nama personil/pejabat penerima disposisi (bisa lebih dari satu tujuan disposisi).
Untuk membuka/melihat surat.
Untuk kembali ke tabel surat masuk.
Untuk mengirimkan disposisi, jika surat akan didisposisikan.
Untuk menindaklanjuti surat dengan memberikan respon/jawaban sebagaimana yang tertulis pada kotak pesan.
Untuk menindaklanjuti surat dengan membuat surat keluar (surat balasan).
•Personil/Pejabat yang membuat/meregistrasi surat + tanggal dan jam kirim.
•Status/Posisi Surat
•Daftar Nama Personil/Pejabat pemberi paraf
•Daftar Nama Personil/Pejabat internal penerima surat (tujuan utama surat)
•Nama Nama Pihak/Instansi Eksternal penerima surat (tujuan utama surat)
•Daftar Nama Personil/Pejabat internal penerima tembusan surat.
•Nama Nama Pihak/Instansi Eksternal penerima tembusan surat.
•Lampiran Surat (Jika Ada)
Daftar Surat Keluar |
Surat Keluar (Outbox) adalah merupakan daftar seluruh surat keluar yang ditujukan baik kepada personil/pejabat internal LPDB-KUMKM ataupun kepada pihak Eksternal.
Untuk memudahkan pemilihan sifat/status untuk setiap surat yang akan diterbutkan, setiap surat yang akan diterbitkan dikelompokan kedalam 3 kategori berdasarkan tugas/tanggungjawab personil/pejabat (pengguna terkait*) atas surat yang akan diterbitkan.
•Kirim : Berisi daftar seluruh surat keluar yang dibuat oleh pengguna terkait*
•Paraf : Berisi daftar seluruh surat keluar yang diparaf oleh pengguna terkait*
•Tandatangan : Berisi daftar seluruh surat keluar yang ditandatangani oleh pengguna terkait*
Personil/Pejabat (pengguna aplikasi LEADS) yang tercatat pada saat masuk/login aplikasi LEADS |
Daftar seluruh surat keluar sesuai kelompok/kategori yang dipilih diatas (pada bagian atas tabel).
•Setiap surat yang belum pernah dibuka akan ditampilkan dengan huruf tebal, dan untuk surat yang sudah pernah dibuka akan ditampilkan dengan huruf normal.
•Klik salah satu surat yang dipilih untuk melihat/membuka detail informasi surat tersebut.
1.Informasi Umum (Kepala) Surat
•Hal (Perihal) Surat
•Personil/Pejabatan Penerbit Surat
•Nomor Surat
•Tanggal Surat
•Jenis Surat
•Klasifikasi Surat
Menampilkan isi surat
3.Histori (Informasi Status Pergerakan Surat)
Informasi detail status/tahapan pergerakan surat:
•Nama Personil/Pejabat
•Status/Tahapan
•Tanggal Status/Tahapan
Untuk membuka/melihat surat dalam format PDF.
•Personil/Pejabat yang membuat/meregistrasi surat + tanggal dan jam kirim.
•Status/Posisi Surat
•Daftar Nama Personil/Pejabat pemberi paraf
•Daftar Nama Personil/Pejabat internal penerima surat (tujuan utama surat)
•Nama Nama Pihak/Instansi Eksternal penerima surat (tujuan utama surat)
•Daftar Nama Personil/Pejabat internal penerima tembusan surat.
•Nama Nama Pihak/Instansi Eksternal penerima tembusan surat.
•Lampiran Surat (Jika Ada)
•Kembali - Untuk kembali ke Daftar Surat Keluar
•Revisi - Untuk merubah/merevisi isi surat (sebelum diparaf / ditandatangani)
•Paraf - Untuk memberikan paraf
•Tandatangan - Untuk memberikan tandatangan
Tombol Revisi, dan Paraf hanya tampil jika : •Pengguna terkait* mendapatkan tugas/tanggunjawab untuk memberikan paraf atau tandatangan, dan •Status surat keluar belum diparaf atau ditandatangan oleh pengguna terkait* |
Daftar Draf |
Draf adalah merupakan daftar seluruh Surat Keluar atau Registrasi Surat Masuk yang disimpan (belum dikirimkan) untuk ditindaklanjuti di waktu lain.
Daftar Draft dikelompokan dalam 2 kategori, sesuai sumber penyimpanannya :
•Registrasi Surat Masuk : Draft surat yang berasal dari peyimpanan Registrasi Surat Masuk
•Draf Surat Keluar : Draf surat yang berasal dari penyimpanan Surat Keluar
Daftar seluruh Draf Surat sesuai kelompok/kategori yang dipilih diatas (pada bagian atas tabel).
•Setiap surat yang belum pernah dibuka akan ditampilkan dengan huruf tebal, dan untuk surat yang sudah pernah dibuka akan ditampilkan dengan huruf normal.
•Klik salah satu surat yang dipilih untuk melihat/membuka detail informasi surat tersebut.
1.Informasi Umum (Kepala) Surat
•Hal (Perihal) Surat
•Personil/Pejabatan Penerbit Surat
•Nomor Surat
•Tanggal Surat
•Jenis Surat
•Klasifikasi Surat
Menampilkan isi surat
3.Histori (Informasi Status Pergerakan Surat)
•Informasi detail status/tahapan pergerakan surat:
•Nama Personil/Pejabat
•Status/Tahapan
•Tanggal Status/Tahapan
Untuk merevisi isi surat
Untuk melihat isi surat dalam format PDF
•Personil/Pejabat yang membuat/meregistrasi surat + tanggal dan jam kirim.
•Status/Posisi Surat
•Daftar Nama Personil/Pejabat pemberi paraf
•Daftar Nama Personil/Pejabat internal penerima surat (tujuan utama surat)
•Nama Nama Pihak/Instansi Eksternal penerima surat (tujuan utama surat)
•Daftar Nama Personil/Pejabat internal penerima tembusan surat.
•Nama Nama Pihak/Instansi Eksternal penerima tembusan surat.
•Lampiran Surat (Jika Ada)
•Kembali - untuk kembali ke Daftar Draf
•Hapus - untuk menghapus draf surat terpilih
•Kirim - untuk mengirimkan Surat agar diparaf dan ditandatangani secara digital oleh personil / pejabat-pejabat yang telah dipilih sebelumnya untuk memberikan paraf atau tandatangan
Daftar Proposal |
Propsal adalah merupakan daftar seluruh Proposal yang didaftarkan pada aplikasi LEADS.
Daftar seluruh Proposal yang telah dicatat/diregistrasikan pada aplikasi LEADS.
•Edit - untuk merevisi informasi detail Proposal
•Hapus - untuk menghapus proposal yang dipilih
•Resi
•Tanggal Terima Proposal
•Nama Mitra yang mengajukan proposal
•Wilayah (Provisi dan atau Kota/Kabupaten) yang mengajukan proposal
•Batal - untuk membatalkan revisi, dan kembali ke daftar proposal
•Simpan - untuk menyimpan perubahan/revisi dari proposal yang dipilih
Kotak Sampah |
Kotak Sampah adalah merupakan daftar seluruh Surat Masuk dan Surat Keluar yang telah dihapus sebelumnya, dan masih dapat dikembalikan (diaktifkan kembali) jika masih dibutuhkan.
Untuk memudahkan pemilihan surat yang telah dihapus sebelumnya, kotak sampah oleh sistem secara otomatis dikelompokan kedalam 2 kategori:
a.Surat Masuk : Berisi daftar seluruh surat masuk yang telah dihapus sebelumnya
b.Surat Keluar : Berisi daftar seluruh surat keluar yang telah dihapus sebelumnya.
Klik salah satu surat yang telah dihapus untuk dibuka dan ditindahkalnjuti (diaktifkan kembali) atau dihapus secara permanen.
1.Informasi Umum (Kepala) Surat
•Hal (Perihal) Surat
•Personil/Pejabatan Penerbit Surat
•Nomor Surat
•Tanggal Surat
•Jenis Surat
•Klasifikasi Surat
Menampilkan isi surat
3.Histori (Informasi Detail Status Perjalanan Surat)
Informasi detail status/tahapan pergerakan surat:
•Nama Personil/Pejabat
•Status/Tahapan
•Tanggal Status/Tahapan
Untuk melihat isi surat dalam format PDF
•Personil/Pejabat yang membuat/meregistrasi surat + tanggal dan jam kirim.
•Status/Posisi Surat
•Daftar Nama Personil/Pejabat pemberi paraf
•Daftar Nama Personil/Pejabat internal penerima surat (tujuan utama surat)
•Nama Nama Pihak/Instansi Eksternal penerima surat (tujuan utama surat)
•Daftar Nama Personil/Pejabat internal penerima tembusan surat.
•Nama Nama Pihak/Instansi Eksternal penerima tembusan surat.
•Lampiran Surat (Jika Ada)
•Kembali - untuk kembali ke Daftar Kotak Sampah
•Hapus - untuk menghapus surat secara permanen
•Draf - untuk diaktifkan kembali dan masukan kedalam Daftar Draf