Surat Masuk (Inbox) adalah merupakan daftar seluruh surat masuk yang ditujukan kepada personil/pejabat LPDB-KUMKM (pengguna yang tercatat pada saat masuk/login aplikasi LEADS) ditampilkan.
Untuk memudahkan pemilihan sifat dari setiap surat yang masuk, setiap surat masuk oleh sistem secara otomatis dikelompokan kedalam 5 kategori:
a.Kirim : Berisi daftar seluruh surat masuk dari pihak Eksternal yang sebelumnya telah diregistrasi (Registrasi Surat Masuk) oleh pengguna terkait*.
b.Terima : Berisi daftar seluruh surat masuk yang ditujukan kepada pengguna terkait* sebagai tujuan utama surat.
c.Disposisi : Berisi daftar seluruh surat masuk yang bersifat yang ditujukan kepada pengguna terkait*
d.TL : Berisi Surat Masuk yang telah ditindaklanjuti oleh pengguna terkait*.
•Untuk setiap surat masuk (di-terima) yang telah ditindaklanjuti oleh pengguna pengguna terkait* maka secara otomatis (oleh sistem) surat tersebut dipindahkan ke kelompok katergori "TL"
e.TL Surat : Surat Masuk yang telah ditindaklanjuti oleh pengguna terkait* dengan menerbitkan surat balasan (Surat Keluar)
•Untuk setiap surat masuk (di-terima) yang telah ditindaklanjuti oleh pengguna pengguna terkait* maka secara otomatis (oleh sistem) surat tersebut dipindahkan ke kelompok katergori "TL"
|
Daftar seluruh surat masuk sesuai kelompok/kategori yang dipilih diatas (pada bagian atas tabel).
•Setiap surat yang belum pernah dibuka akan ditampilkan dengan huruf tebal, dan untuk surat yang sudah pernah dibuka akan ditampilkan dengan huruf normal.
•Klik salah satu surat yang dipilih untuk melihat/membuka detail informasi surat tersebut.
1.Informasi Umum (Kepala) Surat
•Hal (Perihal) Surat
•Personil/Pejabatan Penerbit Surat
•Nomor Surat
•Tanggal Surat
•Jenis Surat
•Klasifikasi Surat
Informasi detail status/tahapan pergerakan surat:
•Nama Personil/Pejabat
•Status/Tahapan
•Tanggal Status/Tahapan
3.Pesan (Kotak Tanggapan/Respon Perimaan Surat)
Respon/jawaban tindak lanjut surat, atau Pesan untuk penerima disposisi surat.
Jika surat akan didisposisikan, pilih nama personil/pejabat penerima disposisi (bisa lebih dari satu tujuan disposisi).
Untuk membuka/melihat surat.
Untuk kembali ke tabel surat masuk.
Untuk mengirimkan disposisi, jika surat akan didisposisikan.
Untuk menindaklanjuti surat dengan memberikan respon/jawaban sebagaimana yang tertulis pada kotak pesan.
Untuk menindaklanjuti surat dengan membuat surat keluar (surat balasan).
•Personil/Pejabat yang membuat/meregistrasi surat + tanggal dan jam kirim.
•Status/Posisi Surat
•Daftar Nama Personil/Pejabat pemberi paraf
•Daftar Nama Personil/Pejabat internal penerima surat (tujuan utama surat)
•Nama Nama Pihak/Instansi Eksternal penerima surat (tujuan utama surat)
•Daftar Nama Personil/Pejabat internal penerima tembusan surat.
•Nama Nama Pihak/Instansi Eksternal penerima tembusan surat.
•Lampiran Surat (Jika Ada)